Systemy workflow

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli powinniśmy zaczynać kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu koordynacji, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustalić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, sprawdzonych od lat w innych spółkach. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby niestandardowego rozdziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub (telefon One Plus 7 Pro cena) kilku.

Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. Następny z w/w systemów wybierany jest zwykle w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na ekologię. Najbardziej to drzewa „odetchną z ulgą”. Można pójść dalej i w jeszcze bezprzewodowy czytnik kodów kreskowych większym stopniu zaoszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza siedzibą firmy. Nie wręczajmy im mnóstwa papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (propozycje dla mieszkańców stolicy: ) albo tablet (a tutaj dla mieszkańców Krakowa: Tablety PC Kraków – Zajmują mniej miejsca i korzystniej wpływają na środowisko.